Una nueva epidemia llega a las cuentas de email de los internautas.
Elpais.com incluye un curioso reportaje en su sección de sociedad en el que nos habla de esta “mal digital”. Los usuarios de email nos hemos acostumbrado a no borrar los correos electrónicos que nos van llegando y el volumen de emails está creciendo de forma desorbitada. Esta dejadez y desorden en las cuentas de email es lo que denominaríamos como el nuevo Síndrome de Diógenes.
Reportaje curioso donde los haya, retrata un tema que a priopri puede parecernos una banalidad pero de hecho investigadores del ciberespacio aportan datos objetivos que verifican que realmente este síndrome está presente en más de uno, donde yo personalmente también me incluyo.
Ahí van los consejos para hacer un buen uso del email. Este síndrome tiene cura. TOMEN NOTA!
Reglas para mejorar el uso del ‘e-mail’
1. Mire todos los mensajes de una sola vez: si va escudriñando los de su jefe, los privados, los más urgentes, los que puede borrar, etcétera, acabará repasando la lista de correos de entrada varias veces, con la consiguiente pérdida de tiempo.
2. Agrúpelos en cuatro carpetas. Por ejemplo, llámelas así:
- Por hacer
- Debo
- Me deben
- Leer
3. Juegue al primer toque: los e-mails hay que abrirlos el menor número de veces posible. Cuando abra uno:
- Si es inútil, bórrelo sin más
- Si tiene información que pueda serle útil en algún momento, póngalo en la carpeta Leer.
- Si puede contestarlos en menos de dos minutos, no lo retrase ni lo deje para más tarde. Hágalo ya o le hará perder el tiempo en otro momento. Si le llevara más tiempo, guárdelo en Debo
- Si necesita que le confirmen o aprueben algo, póngalo en el Me deben.
4. Procese las carpetas Por hacer y Debo lo antes posible. No deje que engorden. Y utilice sus ratos libres para gestionar
Leer (y borrar todo lo que pueda una vez haya recogido la información pertinente).
5. Minimice el número de e-mails que envía y recibe. Regla de oro: cuantos menos mande, menos le llegarán.
6. Haga que su cuenta de correo trabaje por usted. No se autoengañe pensando que no tiene tiempo para aprender unas cuantas reglas. En media hora puede aprender un par de cosas que le ahorrarán mucho trabajo.
7. No viva pendiente del correo. Mírelo dos o tres veces al día como máximo.
Estas reglas han sido elaboradas por José Miguel Bolívar, inspiradas en la filosofía GTD (Getting Things Done), que trata de mejorar la productividad en todos los ámbitos de la vida